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La rana bollita - Una storia d'ansia, attacchi di panico e cambiamento - di Marina Innorta

L'arte di fare una cosa alla volta (e combattere lo stress da lavoro)

Semplificare

Vi siete mai fatti tentare, anche solo un po', dal mito del multitasking? Cioè dall'idea che gestire più cose allo stesso tempo sia un beneficio per la produttività?

Io devo dire non tanto.

Da brava introversa preferisco da sempre potermi concentrare su una cosa per volta. Però da qualche anno lavoro in un ufficio caotico, pieno di stimoli, in cui spesso mi ritrovo a rimbalzare da un'attività all'altra come una pallina da flipper.
Ho impiegato molto tempo a capire che è proprio questa una delle cause del mio stress da lavoro.
Ora mi è chiaro che il multitasking non fa per me e che per imparare a lavorare meglio dovrò utilizzare strategie che mi consentano di tenere l'attenzione focalizzata su un compito alla volta, imparando a gestire le interruzioni e le pressioni.

Eppure questo mito del multitasking esiste. Molte persone sono convinte che passare in modo frenetico da una attività all'altra e dividere la propria attenzione su più fronti sia un ottimo modo per essere più produttivi. Fare una cosa alla volta (magari con cura e attenzione) non va più di moda e sembra quasi che sia un'inutile perdita di tempo.

Ma è proprio così?

Perché il multitasking è una bugia

Intanto chiariamo una cosa: il multitasking non esiste. Il cervello non è capace di dedicare attenzione a più attività nello stesso momento. Quando abbiamo la sensazione di fare diverse cose assieme in verità non facciamo altro che spostare la nostra attenzione da una attività all'altra molto velocemente.

Il lavoro d'ufficio spesso è fatto così: apri un file, scrivi tre righe, poi arriva una telefonata e per risolvere la cosa devi andare a cercare dei documenti. Chiusa la telefonata guardi le e-mail e finalmente è arrivata una risposta che ti serve per un lavoro che avevi lasciato in sospeso. Quindi apri un altro file per completare la roba in sospeso, ma quando sei lì per finire passa un collega a chiederti una cosa importante. Poi torni al pc, hai due file aperti e devi fare mente locale per ricordarti su quale stavi lavorando. Infili magicamente 15 minuti di lavoro, durante i quali finisci la cosa a metà e riprendi il tuo file iniziale, ma in quel momento ti chiama il capo. Afferri carta e penna e ti fiondi nel suo ufficio, per uscirne con un nuovo compito urgente da svolgere. Nel frattempo il cellulare squilla, sono arrivate altre e-mail, ti viene in mente che devi chiamare il meccanico per la revisione dell’auto... e via così fino alla fine della giornata.

Ad alcuni questo sembra un buon modo per lavorare. Si pensa che tante attività, tanti strumenti, tanta tecnologia, tanta velocità, portino anche grande efficienza e produttività.
Ma qualcuno negli ultimi anni ha avanzato qualche dubbio dicendo che questo multitasking tanto di moda in verità è una scemenza. Non ci rende più produttivi ma più stressati, e forse fa pure male al cervello. Una delle prime ricerche in questa direzione è dell'Università di Stanford nel 2009. Altre ne sono seguite a confermare che il multitasking non funziona.

Ecco perché:

Non è vero che accresce la produttività. Anzi è proprio il contrario. Passare da una attività all'altra richiede sempre un tempo di aggiustamento. Ogni volta che cambiamo attività il nostro cervello deve in qualche modo riprendere il filo di quello che stava facendo, e questo impiega tempo ed energie. Quindi rimbalzare continuamente da un compito a un altro ci fa perdere tempo. È più efficiente fare un compito alla volta, finire e passare a quello successivo.

Aumenta gli errori. L'attenzione è una risorsa scarsa. Alternare velocemente compiti diversi, lavorare spizzichi e bocconi su questo e su quell'altro tenendo d'occhio al contempo le e-mail e WhatsApp, mette a dura prova le nostre capacità di attenzione e di concentrazione. Lavoriamo in modo più superficiale e sbagliamo di più.

È stressante e a lungo andare aumenta il rischio di ansia, depressione, disordini nell’attenzione e problemi di iperattività.

Danneggia i rapporti con le persone: dedicare agli altri un'attenzione parziale e frammentata mentre stai lì a pensare al tuo lavoro, o rispondi a un sms o butti un occhio a facebook, non fa bene alle relazioni che si tratti di colleghi, di familiari, di amici.

Cervelli bruciati

Se ancora non sei convinto e pensi che il multitasking sia una figata perché puoi lavorare di più e stare sempre connesso e fare un sacco di cose in meno tempo, ti consiglio di dare un'occhiata allo studio su multitasking e struttura del cervello dell'Università del Sussex.
I ricercatori per prima cosa hanno chiesto a 75 persone quali fossero le loro abitudini nell'utilizzo di smartphone, tablet, computer, televisione e carta stampata. Poi hanno usato la risonanza magnetica per studiare la struttura del loro cervello. E si sono accorti di una cosa piuttosto inquietante: le persone più multitasking, abituate cioè a utilizzare più media in contemporanea, mostravano una minore densità della materia grigia in una specifica area del cervello. Più precisamente in una zona che si chiama corteccia cingolata anteriore e che ha un ruolo importante nel controllo delle funzioni cognitive ed emotive.

Il multitasking quindi può danneggiare la struttura del cervello? Questo studio suggerisce di sì, anche se c'è bisogno di capire meglio quale sia la causa e quale l'effetto. Non è chiaro insomma se sia il multitasking a provocare queste alterazioni al cervello, o se al contrario siano le persone con una minore materia grigia in quella specifica area a sentirsi più attratte dal multitasking.

In ogni caso, dopo avere letto di questa ricerca, io ho deciso di smettere di usare l’ipad mentre guardo la tv. In fondo è solo una abitudine inutile e molto probabilmente dannosa.

Perché ci piace tanto questo multitasking

Dicevo all'inizio dell'articolo che spesso sono gli ambienti di lavoro a premere verso il multitasking. Attività frammentate, interruzioni continue, bombardamento di informazioni da più parti (e-mail, telefoni, messaggerie).
È vero però anche che siamo noi stessi a circondarci di tutti questi gingilli elettronici e a utilizzarli a volte in modo compulsivo.
Magari l'interruzione del collega sul lavoro ci infastidisce, ma appena ci siamo liberati del disturbo, invece di rimetterci a lavorare andiamo a controllare se nel frattempo sono arrivate nuove e-mail o nuovi messaggi sul telefono.

Come la mettiamo allora? Il multitasking è la dittatura del lavoro moderno, o siamo noi che ricerchiamo questo modo di lavorare e di passare il tempo stimolati da tutta questa nuova tecnologia?

Una risposta la troviamo negli studi di Zheng Wang, una ricercatrice dell'università dell'Ohio. Anche i suoi studi hanno confermato che il multitasking uccide la produttività e aumenta i livelli di stress.
Ma allora, si è chiesta Zheng Wang, perché continuiamo a farlo?
Per rispondere ha studiato il comportamento di 32 giovani, e si è accorta che questi tendevano ad adottare il multitasking soprattutto quando erano impegnati a studiare o a lavorare. Andavano cioè a caccia di distrazioni perché così sentivano meno il peso del compiti più impegnativi.

C'è questo mito, dice Zheng Wang, per cui molta gente crede che il multitasking li renda più produttivi. In realtà a quanto pare interpretano in modo sbagliato i sentimenti positivi provocati dal multitasking. Non sono affatto più produttivi, sono solo emozionalmente più soddisfatti dal loro lavoro.

4 strategie + 1 per ritrovare la concentrazione perduta

Abbiamo chiarito quindi che il multitasking è stressante, uccide la nostra produttività, eppure è difficile farne a meno. A volte perché sono gli ambienti di lavoro a spingerci verso questa modalità sbagliata di lavorare. A volte perché siamo noi ad andare a caccia di stimoli che alleggeriscano compiti mentalmente impegnativi.

Ma in pratica come possiamo fare a liberarci di questa abitudine tossica e improduttiva per lavorare meglio, avere più risultati, e sentirci meno stressati?
Ecco qualche consiglio:

  1. Fai una dieta mediatica. Prova ad analizzare quanto tempo passi tra social, messaggerie, blog, informazione on line. E comincia a tagliare il superfluo. Prendi l'abitudine di fare una cosa per volta. Tieni lontano lo smartphone mentre studi, o quanto meno togli le notifiche. Se decidi di guardare un po' di tv, non tenere a portata di mano il tablet.

  2. Usa la tecnica del pomodoro per organizzare il tuo tempo di studio o di lavoro. Resta concentrato su quel che devi fare per soli 25 minuti, poi prendi 5 minuti di pausa. Se non sai come funziona puoi vedere il mio video sulla tecnica del pomodoro (e se vuoi leggere anche l'articolo ovviamente). Lavorare o studiare usando questa tecnica ti aiuta non rimbalzare da una attività all'altra come una pallina impazzita e piano piano allena la tua capacità di stare concentrato su un compito alla volta.

  3. Ragiona per priorità. Se la tua lista di cose da fare è diventata troppo lunga, fermati un attimo a riflettere. Quando tutto sembra urgente e importante, tutto sembra uguale. Siamo attivi e impegnati, ma questo non necessariamente significa che siamo anche produttivi. Cerca quindi di non cadere in questa trappola. Scorri la tua to-do list ed evidenza 2-3 cose importanti. Intanto fai quelle e cerca di non cedere alla pressione di tutto il resto.

  4. Gestisci le interruzioni. Non puoi dire di sì a tutti. Se hai individuato la priorità del momento e stai cercando di concentrarti, non puoi cedere a tutti quelli che chiedono la tua attenzione. Valuta la richiesta e, se decidi che non è urgente o prioritaria, spiega a chi ti ha interrotto che in quel momento non puoi occuparti del suo problema (e nota bene non c'è bisogno di diventare scortese per fare questo). Prendi subito un appunto e poi ricordati di contattare la persona appena puoi. È sempre meglio dedicare agli altri il 100% della nostra attenzione quando è possibile, piuttosto che dire sempre di sì e ascoltarli con un orecchio solo cercando di liquidarli alla svelta con malcelata irritazione.

E infine: medita. Mentre facevo ricerche per questo articolo non ho potuto fare a meno di notare che multitasking è l'esatto contrario di mindfulness. Se mindfulness significa essere totalmente assorbiti dal presente, consapevoli di corpo e mente assieme, il multitasking somiglia tanto al suo contrario, a quella mente scimmia che ci porta tanta ansia e confusione.

Il prof. David Levy, esperto di tecnologie dell’informazione all’università di Washington, assieme a un gruppo di ricercatori, ha fatto un esperimento per cercare di capire se meditare avesse effetto sul multitasking.

A un gruppo di persone è stato chiesto di simulare a una tipica situazione d'ufficio: ognuno di loro doveva fissare la data di un meeting concordandola con altri partecipanti, cercare una sala libera, scrivere una breve presentazione dell'incontro e una bozza di programma. Avevano poco tempo per portare al termine il lavoro. Le informazioni necessarie a svolgere i compiti assegnati arrivavano per e-mail, per telefono, con sistemi di messaggeria e direttamente da persone che bussavano alla porta.

Dopo la simulazione i ricercatori hanno diviso i partecipanti in diversi gruppi. Uno di questi gruppi ha seguito per otto settimane un corso di meditazione.
Alla fine tutti i partecipanti - quelli che avevano fatto il corso di meditazione e quelli che non l'avevano fatto - hanno ripetuto la simulazione.

Cosa è emerso?

Chi aveva fatto meditazione per otto settimane ha percepito un livello di stress minore nello svolgere i compiti. Inoltre il gruppo di quelli che avevano meditato ha organizzato il lavoro diversamente, soffermandosi più a lungo su ogni compito, facendo quindi meno passaggi da una attività all'altra, senza per questo allungare il tempo complessivo per portare a termine il tutto. In pratica chi aveva imparato a meditare aveva imparato anche a non reagire in modo immediato alle interruzioni sul lavoro, mantenendo focalizzata l'attenzione.
La ricerca non ha trovato in chi aveva meditato anche una maggiore produttività o una migliore accuratezza nello svolgere i compiti. Però il gruppo di chi aveva meditato ricordava con più precisione i dettagli del lavoro svolto.

Insomma più meditazione = meno multitasking, meno stress, più memoria.

Interessante, no?
E tu come te la cavi con il multitasking?
Fai parte di quelli che lo amano o di quelli che lo rifuggono come la peste?
Fammelo sapere nei commenti.

P.S. Se ti incuriosisce cominciare a fare pratica di meditazione puoi scaricare Mindfulness per tutti, gratis per chi si iscrive al blog.

(L'immagine è di Nathan Jones via Flickr)


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